AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
Vigente a partir del 09/23/2025
ESTE AVISO DESCRIBE:
- CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.
- SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA
- CÓMO PRESENTAR UNA DENUNCIA SOBRE UNA VIOLACIÓN DE LA PRIVACIDAD O SEGURIDAD DE SU INFORMACIÓN MÉDICA, O SOBRE SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN
TIENE DERECHO A RECIBIR UNA COPIA DE ESTE AVISO (IMPRESA O EN FORMATO ELECTRÓNICO) Y A ANALIZARLO CON AVĒSIS ACE LLAMANDO AL 855-214-6777 Y ENVIANDO UN CORREO ELECTRÓNICO A PRIVACYOFFICE@AVESIS.COM, SI TIENE ALGUNA PREGUNTA.
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (Health Insurance Portability and Accountability Act, “HIPAA”) permite a las entidades cubiertas bajo propiedad o control común unirse para formar una “entidad cubierta afiliada única” a efectos del cumplimiento de la ley HIPAA. Las siguientes organizaciones forman la Entidad cubierta afiliada de Avēsis (“Avēsis ACE”) y están cubiertas por este aviso:
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Avēsis ACE puede denominarse en este aviso “nosotros”, “nuestro/a/s”, “nos” o mediante formas derivadas. Ciertas entidades de ACE operan programas protegidos por la ley federal en relación con la confidencialidad del trastorno por consumo de sustancias al cual se hace referencia en la Parte 2.
Toda la correspondencia relacionada con el contenido de este aviso debe dirigirse al siguiente contacto: Avēsis, LLC, Privacy Office, 1295 W. Washington St Suite 212 Tempe, AZ 85288.
Este Aviso le informa sobre las formas en que Avēsis ACE puede recopilar, guardar, utilizar y divulgar su información médica protegida y sus derechos con respecto a su información médica protegida. La Información Médica Protegida (Protected Health Information, PHI) es aquella información sobre usted que puede utilizarse razonablemente para identificarle y que se relaciona con su salud o afección física o mental pasada, presente o futura, la prestación de atención médica a usted o el pago de esa atención.
Las leyes federales y estatales nos exigen que le proporcionemos este Aviso sobre sus derechos y nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica protegida. Debemos seguir los términos de este Aviso mientras esté en vigor. Algunos de los usos y divulgaciones que se describen en este Aviso pueden verse limitados en ciertos casos por leyes estatales aplicables que sean más estrictas que las normas federales.
Usos y divulgaciones de su información médica protegida
Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para diferentes fines. Los siguientes ejemplos ilustran los diferentes tipos de usos y divulgaciones que podemos hacer sin obtener su autorización, sujeto a los requisitos del Título 42 del Código de Regulaciones Federales (C.F.R.), Parte 2, según corresponda, y otras leyes aplicables más estrictas.
- Pago. Podemos usar y divulgar su información médica protegida para pagar sus gastos médicos cubiertos. Por ejemplo, puede que utilicemos su información médica protegida para procesar reclamaciones o para que nos reembolse otra aseguradora que pueda ser responsable del pago.
- Tratamiento. Podemos usar y divulgar su información médica protegida para ayudar a sus proveedores de atención médica (es decir, dentistas, oftalmólogos) con sus servicios/beneficios o para coordinar el tratamiento.
- Operaciones de atención médica. Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para llevar a cabo las actividades de nuestro plan, como las relativas a la evaluación de la calidad o las actividades administrativas, incluida la gestión de datos o el servicio de atención al cliente. En algunos casos, puede que utilicemos o divulguemos la información con fines de suscripción de seguro y calificación de primas. Tenemos prohibido utilizar o divulgar información médica protegida, es decir, la información genética de una persona para fines de suscripción de seguro.
- Divulgaciones a empleadores o patrocinadores de planes de salud. Podemos usar o divulgar la PHI al patrocinador del plan de salud de su grupo a fin de permitir que el patrocinador del plan realice funciones de administración del plan, lo cual comprende la información médica resumida sobre los miembros, es decir, servicios de beneficios, para obtener ofertas e inscripción/cancelación de la inscripción o conforme a su autorización. De lo contrario, no divulgaremos su información médica personal a su empleador ni al patrocinador del plan de salud grupal, a menos que hayan elegido firmar un Formulario de certificación del patrocinador del plan (empleador) de la HIPAA (AV014373).
- Socios comerciales. Podemos divulgar su información médica a nuestros socios comerciales. Hemos contratado a entidades (definidas como “socios comerciales” en virtud de la HIPAA) para que nos ayuden a administrar sus beneficios. Celebraremos contratos con estas entidades que les exijan que solo utilicen y divulguen su información médica tal y como tenemos permitido nosotros hacerlo en virtud de la HIPAA.
Otras divulgaciones permitidas o requeridas
- A usted. Debemos revelar su información médica protegida a usted o a su representante personal (alguien con derecho legal a tomar decisiones médicas por usted).
- Según lo exija la ley. Debemos divulgar información médica protegida sobre usted cuando así lo exija la ley. Actividades de salud pública. Podemos divulgar su información médica protegida a agencias de salud pública por motivos como el de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidad.
- Víctimas de abuso, abandono o violencia doméstica. Podemos divulgar a agencias gubernamentales su información médica protegida que se relacione con sospechas de abuso, abandono o violencia doméstica.
- Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar información médica protegida a agencias de supervisión gubernamentales (es decir, departamentos de seguros estatales, Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU.) para llevar adelante actividades autorizadas por ley, auditorías, investigaciones o procedimientos civiles o penales.
- Procedimientos judiciales y administrativos. Podemos divulgar información médica protegida en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar información médica protegida sobre usted, en ciertos casos, en respuesta a una citación, solicitud de presentación de pruebas u otro proceso legal.
- Agencias de seguridad. Podemos divulgar información médica protegida en circunstancias limitadas a un oficial de seguridad en respuesta a una orden judicial o proceso similar; para identificar o localizar a un sospechoso; o para proporcionar información sobre la víctima de un delito.
- Médicos forenses o directores de funerarias. Podemos divulgar información médica protegida a médicos forenses, examinadores médicos y/o directores de funerarias, según sea necesario para permitirles llevar a cabo sus tareas.
- Investigación. En determinadas circunstancias, podemos divulgar información médica protegida sobre usted con fines de investigación, siempre que se hayan tomado ciertas medidas para proteger su privacidad.
- Para evitar una amenaza grave a la salud o a la seguridad. Podemos divulgar información médica protegida sobre usted, con algunas limitaciones, cuando sea necesario para evitar una amenaza grave a su salud y seguridad, o a la salud y seguridad del público u otra persona.
- Funciones gubernamentales especiales. Podemos divulgar información si así lo exigieran las autoridades militares o a oficiales federales autorizados para actividades de seguridad nacional e inteligencia.
- Compensación por accidentes laborales. Podemos divulgar información médica protegida en la medida necesaria para cumplir con la ley estatal vinculada a los programas de compensación por accidentes laborales.
- Gestiones de ayuda en caso de desastre. Podemos usar o divulgar su información médica protegida a una entidad pública o privada autorizada para ayudar en las gestiones de ayuda en caso de desastre. Es posible que tenga la oportunidad de oponerse a tal divulgación, a menos que el hacerlo impida nuestra capacidad de responder a circunstancias de emergencia.
- Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podemos divulgar información médica protegida, de conformidad con la ley aplicable, a médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias solo en la medida necesaria para ayudarles a llevar a cabo sus obligaciones.
- Donación de órganos y tejidos. Podemos divulgar información médica protegida, de conformidad con las leyes aplicables, a organizaciones que manejan la donación o el trasplante de órganos, ojos o tejidos, solo en la medida necesaria para ayudar a facilitar la donación o el trasplante de órganos o tejidos.
- Investigación. En determinadas circunstancias, también podemos utilizar y divulgar información sobre usted con fines de investigación. Todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial que se realiza a través de un comité adecuado.
- Instituciones correccionales. Si usted es o pasa a ser un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un cuerpo oficial de seguridad, podemos divulgar a la institución o a los oficiales de seguridad la información necesaria para prestarle servicios de salud, para su salud y seguridad, para la salud y seguridad de otras personas y de los oficiales de seguridad de las instalaciones de la institución, y para la administración y el mantenimiento de la seguridad y el orden de la institución.
- Familiares y amigos. Podemos divulgar su información médica protegida a un familiar o amigo que participe en su atención médica o a alguien que ayude a pagar su atención. También podemos usar o divulgar su información médica protegida para notificar (o ayudar a notificar) a un familiar, representante legal u otra persona responsable de su cuidado, de su ubicación, estado de salud general o muerte. Si usted es menor de edad, podemos divulgar su información médica protegida a sus padres o tutores legales cuando se nos permita o se nos exija hacerlo en virtud de las leyes federales y estatales aplicables.
Mediante autorización o consentimiento
Si deseamos utilizar o divulgar su información médica para un fin no establecido en este Aviso, solicitaremos su autorización o consentimiento escrito. Entre los ejemplos específicos de usos y divulgaciones de información médica que requieren su autorización se incluyen los siguientes: (i) la mayoría de los usos y divulgaciones de su información médica con fines de marketing; (ii) las divulgaciones de su información médica que constituyen la venta de su información médica; y (iii) la mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia (notas privadas de un profesional de la salud mental conservadas por separado de una historia clínica). Puede revocar una autorización o consentimiento por escrito en cualquier momento, excepto cuando ya hayamos tomado medidas en función de su autorización.
No podemos utilizar ni divulgar su información médica para responder a una solicitud asociada con un procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo que se relacione con los registros de tratamiento del trastorno por consumo de sustancias recibido de programas sujetos al Título 42 del C.F.R., Parte 2, o testimonios que transmitan el contenido de dichos registros, a menos que tengamos su consentimiento por escrito o una orden judicial después de la notificación y se le proporcione a usted o al titular del registro la oportunidad de ser escuchado, según lo dispuesto en el Título 42 del C.F.R., Parte 2. A los efectos de la información médica protegida por el Título 45 del C.F.R., Parte 2, si obtenemos una orden judicial que autorice el uso o la divulgación de dichos registros o testimonios, también debemos obtener una citación u otro requisito legal que exija la divulgación antes de que se cumplimente la solicitud. Según lo dispuesto en el Título 42 del C.F.R., Parte 2, un paciente puede proporcionar un único consentimiento para todos los usos o divulgaciones futuros con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Los registros que se divulguen a un programa de la parte 2, entidad cubierta o socio comercial de conformidad con el consentimiento por escrito del paciente para el tratamiento, pago y operaciones de atención médica podrán ser divulgados posteriormente por ese programa de la parte 2, entidad cubierta o socio comercial, sin el consentimiento por escrito del paciente, en la medida en que las regulaciones de la HIPAA permitan dicha divulgación.
En virtud de la ley federal y estatal, ciertos tipos de PHI pueden requerir protecciones de privacidad mejoradas. Estas formas de PHI incluyen información relacionada con lo siguiente:
- Pruebas, diagnóstico o tratamiento del VIH/SIDA
- Enfermedad(es) venérea(s) o contagiosa(s)
- Pruebas genéticas
- Prevención, tratamiento y derivación por consumo de alcohol y drogas
- Notas de psicoterapia
- Información sobre salud reproductiva
Solo divulgaremos este tipo de información cuando lo permita o exija la ley o con su autorización previa por escrito.
Los usos y divulgaciones de información médica protegida con fines de marketing y las divulgaciones que constituyen marketing de información médica protegida requieren su permiso por escrito. Si nos proporciona autorización para usar o divulgar información médica sobre usted, puede revocar dicha autorización, por escrito, en cualquier momento. Si revoca su autorización, ya no utilizaremos ni divulgaremos información médica sobre usted por los motivos cubiertos en su autorización escrita. Sin embargo, no podemos retirar ninguna divulgación que ya hayamos realizado con su permiso, y estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que le brindamos.
Sus derechos con respecto a su información médica protegida
Usted tiene ciertos derechos con respecto a la información médica protegida que conservamos sobre usted.
- Derecho a acceder a su información médica protegida. Tiene derecho a revisar u obtener copias de sus registros de información médica protegida, pero existen algunas excepciones limitadas al respecto. Por lo general, los registros incluyen registros de inscripción, facturación, pago de reclamaciones y de gestión de casos o salud. Su solicitud para revisar y/u obtener una copia de su información médica protegida debe realizarse por escrito. Podremos cobrar un cargo por los costos de producción, copia y envío por correo de la información solicitada, pero le informaremos el costo por adelantado. El formulario para Solicitar acceso a la PHI (AV014369) está disponible en el siguiente enlace.
- Derecho a modificar su información médica protegida. Si cree que la información médica protegida que conservamos es incorrecta o está incompleta, puede solicitar que la modifiquemos. Su solicitud debe realizarse por escrito y debe incluir el motivo por el que solicita el cambio. Podemos rechazar su solicitud, si, por ejemplo, nos pide que modifiquemos información que no hayamos creado, o nos pide que modifiquemos un registro que ya es preciso y completo. Si rechazamos su solicitud de modificación, se lo notificaremos por escrito. Usted tiene derecho a enviarnos una declaración escrita de desacuerdo con nuestra decisión, y nosotros tenemos el derecho de refutar esa declaración. El formulario para Solicitar una modificación a la PHI (AV014367) está disponible en el siguiente enlace.
- Derecho a recibir un informe de las divulgaciones. Usted tiene derecho a solicitar un informe de las divulgaciones que hemos hecho de su información médica protegida. La lista no incluirá nuestras divulgaciones relacionadas con su tratamiento, nuestras operaciones de pago o atención médica, ni las divulgaciones que se le hagan a usted o con su autorización. La lista también puede excluir otras divulgaciones, como, por ejemplo, con fines de seguridad nacional. Su solicitud de informe de divulgaciones debe realizarse por escrito y debe indicar el período de tiempo del informe. Este período de tiempo no puede ser superior a seis años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. Su solicitud debe indicar en qué forma desea la lista (impresa o electrónicamente). Para listas adicionales dentro del mismo período de tiempo, podemos cobrar un cargo por tal informe, pero le informaremos el costo por adelantado. El formulario de Solicitud de un informe de las divulgaciones (AV014370) está disponible en el enlace a continuación.
- Derecho a solicitar restricciones sobre el uso y la divulgación de su Información médica protegida. Tiene derecho a solicitar que restrinjamos o limitemos la forma en que utilizamos o divulgamos su información médica protegida para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud, a menos que la información sea exigida por ley o necesaria para una emergencia. Su solicitud de restricción debe realizarse por escrito. En su solicitud, debe indicarnos (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar la forma en que utilizamos o divulgamos su información, o ambas; y (3) a quién desea que se apliquen las restricciones. El formulario de Solicitud de restricciones (AV014366) está disponible en el enlace siguiente.
- Derecho a recibir comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que utilicemos un determinado método para comunicarnos con usted o a que enviemos información a una determinada ubicación, si la comunicación pudiera ponerle en peligro. Su solicitud para recibir comunicaciones confidenciales debe realizarse por escrito. Su solicitud debe indicar claramente que la totalidad o parte de nuestra comunicación podría ponerle en peligro. Nos encargaremos de todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que se pongan en contacto con usted. El formulario de Solicitud de comunicación confidencial (AV014368) está disponible en el siguiente enlace del sitio web.
- Derecho a obtener una copia impresa de este aviso. Tiene derecho a solicitar, en cualquier momento, una copia impresa de este aviso, incluso aunque haya aceptado previamente este aviso electrónicamente. Puede obtener una copia de este aviso en el enlace a continuación.
- Información de contacto para ejercer sus derechos. Puede ejercer cualquiera de los derechos descritos anteriormente poniéndose en contacto con nuestra Oficina de privacidad (Privacy Office). Consulte el final de este Aviso para ver la información de contacto u obtener los formularios en el enlace a continuación.
Seguridad de la información médica y notificación de una violación de su PHI no segura
Avēsis ACE exige a sus empleados y proveedores externos que sigan sus políticas y procedimientos de seguridad que limitan el acceso a la información médica sobre los miembros a aquellos empleados que la necesitan para desempeñar sus responsabilidades laborales. Además, mantenemos medidas de seguridad físicas, administrativas y técnicas destinadas a salvaguardar su información médica protegida. Aunque tomamos estas medidas para proteger su PHI, estamos obligados a notificarle la violación que se produzca de la información médica protegida no segura.
Cambios en este Aviso
Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento, con efecto para la información médica protegida que ya tengamos sobre usted, así como cualquier otra información que recibamos en el futuro. Le proporcionaremos una copia del nuevo Aviso, siempre que realicemos un cambio sustancial en las prácticas de privacidad descritas en este Aviso. Cada vez que realicemos un cambio sustancial en este Aviso, revisaremos y emitiremos de inmediato el nuevo Aviso con la nueva fecha de vigencia.
Denuncias
Si le preocupa que hayamos infringido sus derechos de privacidad, o si no está de acuerdo con una decisión que hayamos tomado sobre el acceso a sus registros, puede presentar una denuncia ante nosotros poniéndose en contacto con la oficina de privacidad que se indica a continuación. También puede enviar una denuncia por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. La oficina de privacidad que se indica a continuación puede proporcionarle la dirección adecuada previa solicitud. Respaldamos su derecho a proteger la privacidad de su información médica protegida. No tomaremos represalias contra usted ni le penalizaremos por presentar una denuncia.
Nuestro deber legal
La ley nos exige proteger la privacidad de su información, proporcionar este aviso sobre nuestras prácticas de información y seguir las prácticas de información que se describen en este Aviso.
Si tiene alguna pregunta o queja, póngase en contacto:
Attn: Privacy Office
Avēsis, LLC
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Correo electrónico: privacyoffice@avesis.com
Número de teléfono: 855-214-6777
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